Dokumentierter Ist-Ablauf
Wer macht was, mit welchem Programm, in welcher Reihenfolge – verständlich aufbereitet, auch für neue Mitarbeitende.
Prozessanalyse: erst verstehen, dann automatisieren.
Bevor etwas automatisiert wird, muss klar sein, wie die Arbeit heute tatsächlich läuft. Die Prozessanalyse macht Abläufe, Systeme und Datenflüsse sichtbar – und zeigt, wo sich Automatisierung lohnt und wo nicht.
Wann eine Prozessanalyse sinnvoll ist.
- Viele kleine Aufgaben kosten zusammen spürbar Zeit – aber niemand weiß genau, wo.
- Informationen werden zwischen Programmen, E-Mails und Excel-Listen hin- und herkopiert.
- Abläufe hängen an einzelnen Personen und stocken bei Urlaub oder Krankheit.
- Sie möchten automatisieren, wissen aber nicht, wo Sie anfangen sollen.
Was Sie nach der Analyse in der Hand haben.
Engpässe und Medienbrüche
Die Stellen, an denen Daten abgetippt, gesucht oder doppelt gepflegt werden – und was das im Alltag bedeutet.
Priorisierte Maßnahmenliste
Jede Maßnahme mit Aufwandseinschätzung, erwartetem Nutzen und Abhängigkeiten zu anderen Maßnahmen.
Empfehlung zur Umsetzung
Welche Werkzeuge passen – vorhandene Software, n8n oder ein eigenes Tool – und womit Sie beginnen sollten.
So läuft die Zusammenarbeit.
Überschaubare Etappen mit klaren Ergebnissen – nach jedem Schritt entscheiden Sie, wie es weitergeht.
Kostenloses Erstgespräch
Sie schildern, wo es hakt. Gemeinsam wird abgegrenzt, welche Abläufe untersucht werden.
Aufnahme
Gespräche mit den Beteiligten und ein Blick auf echte Vorgänge – nicht nur auf das Organigramm.
Auswertung
Engpässe, Medienbrüche und Automatisierungspotenziale werden bewertet und priorisiert.
Ergebnisbesprechung
Sie erhalten die Ergebnisse und entscheiden, welche Maßnahmen umgesetzt werden.
Gut zu wissen.
Was ist der Unterschied zwischen Prozessoptimierung und Prozessautomatisierung?
Prozessoptimierung verbessert den Ablauf selbst: Überflüssige Schritte entfallen, Zuständigkeiten werden klar. Prozessautomatisierung lässt Software einzelne Schritte übernehmen. Sinnvoll ist meist beides in dieser Reihenfolge – wer einen umständlichen Ablauf automatisiert, hat danach einen schnellen umständlichen Ablauf.
Wie lange dauert eine Prozessanalyse?
Das hängt von der Zahl der Abläufe und Beteiligten ab. Im Erstgespräch wird der Umfang abgegrenzt, sodass Sie vorab wissen, was untersucht wird.
Wie viel Zeit muss unser Team einplanen?
Vor allem für Gespräche mit den Beteiligten und das Zeigen realer Vorgänge. Der Aufwand wird im Erstgespräch abgestimmt und so gering wie möglich gehalten.
Welcher Ablauf kostet Sie heute am meisten Zeit?
Beschreiben Sie kurz, worum es geht. Sie erhalten eine ehrliche Einschätzung, ob und wie sich eine Automatisierung lohnt. Das Erstgespräch ist kostenlos und unverbindlich.
Lieber direkt per E-Mail? kontakt@varchari.com